Ein digitales Contract-Management-System beschleunigt Geschäftsprozesse
Vom Einkauf über die Rechtsabteilung bis hin zu verschiedenen Fachabteilungen – für den Unternehmenserfolg ist es entscheidend, jederzeit den Überblick zu behalten. Verträge spielen hierbei eine zentrale Rolle. Und hier beginnt die Herausforderung, denn ein wesentlicher Bestandteil von Verträgen sind Fristen. Bei der Vielzahl an täglichen Informationen gilt es, diese nicht aus den Augen zu verlieren – und das ist leichter gesagt als getan.
Hinzu kommen steigende Compliance- und Revisionsanforderungen oder die Vorgaben der Europäischen Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO). Stichwort: rechtskonforme und sichere Aufbewahrung.
Letztlich geht es auch um eine effiziente Nutzung der in den Verträgen enthaltenen Informationen, die bei Nachfragen schnell gefunden werden müssen – denn hiervon profitiert das gesamte Unternehmen. Allerdings stellt sich die Frage, wie eine effiziente Auffindbarkeit der Informationen zu bewerkstelligen ist?
Verträge als wesentlicher Bestandteil von modernem Informationsmanagement
Mit einem digitalen Contract-Management-System (Vertragsmanagement-System) können Sie gelassen auf die zuvor genannten Herausforderungen blicken. Die Lösung liegt in der Digitalisierung Ihrer Geschäftsprozesse (und damit auch Ihrer Verträge). Ist das Contract-Management zudem mit einem System für Enterprise-Content-Management (ECM) verbunden, sind schon einmal sehr gute Voraussetzungen hierfür geschaffen.
Die Vorteile von digitalem Contract-Management in Kombination mit ECM
Verträge mit allen dazugehörenden Informationen digital erfassen. Von A wie Arbeitsvertrag bis Z wie Zweckerklärung – sämtliche Vertragstypen können digital abgebildet werden.
Verträge werden zentral und rechtskonform in einer digitalen Vertragsakte abgespeichert. Durch im Vorfeld definierte Zugriffsrechte wird zudem die Einhaltung datenschutzrechtlicher Anforderungen sichergestellt.
Automatisch erstellte Strukturen in der Vertragsakte sorgen für eine bessere Organisation. So ermöglichenfortlaufend generierte Vertragsnummern eine eindeutige Identifizierung der Verträge.
Nachrichtenströme (Feeds) direkt an den Verträgen erleichtern die Nachvollziehbarkeit bei Änderungen. Vertragsabschlüsse oder Verhandlungen können so um wichtige Informationen ergänzt werden.
Dashboards ermöglichen eine verbesserte Auskunftsfähigkeit, bspw. über Verträge mit kritischen Fristen. So lassen sich Vertragslaufzeiten anhand von farbigen Balken darstellen, wodurch die Informationserfassung beschleunigt wird.
Verträge mittels schneller Suchfunktion im Handumdrehen auffinden. Dies umfasst nicht nur die Suche nach Verträgen mit eindeutigen Merkmalen wie einer ID, sondern umfasst auch „grobe“ Suchanfragen anhand von Stichwörtern.
Verträge und andere wichtige Dokumente digital unterschreiben oder unterschreiben lassen – mit einer digitalen Signatur gehört das lästige Ausdrucken, Unterschreiben, Einscannen und erneute Ablegen eines Vertrags der Vergangenheit an.
Mit einem Klauselmanagement lassen sich bei Bedarf zusätzliche Klauseln (Textbausteine) hinzufügen, die nicht in den Standardvorlagen enthalten sind. Diese können von der Rechtsabteilung im Vorfeld erstellt und gepflegt werden.
Erfahren Sie mehr über den Nutzen und die Vorteile eines Enterprise-Content-Management-Systems.
Allianz MTV Stuttgart setzt auf digitales Vertragsmanagement
„Die intuitive Bedienung der ELO Lösung insgesamt hat uns schnell überzeugt – auch dass es für das digitale Vertragsmanagement und den Personalbereich maßgeschneiderte Business Solutions gibt, die in Nullkommanichts implementiert waren.“
Aurel Irion, Geschäftsführer, stuttgart indoors GmbH
